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Las nuevas tecnologias y el Notariado

Javier Soto. Oficial de Notaría y Licenciado en Derecho.

  • Introducción.
  • El presente del Notariado español y las nuevas tecnologías de la información. El Índice Único informatizado notarial.
  • El futuro inmediato. El protocolo dígital. La copía autorizada electrónica. La prestación de servicios de confianza.

Introducción.

Que el desarrollo de las tecnologías de la información ha supuesto un cambio en nuestras vidas es un hecho innegable. Ha supuesto una revolución implacable e inexorable. Los medios y formatos digitales se han ido introduciendo en nuestras vidas de forma continueda y a una velocidad de vértigo. De tal modo que lo que hace apenas 25 años nos parecían imposibles de ciencia ficción, hoy son tan cotidianos que no nos podemos imaginar nuestras vidas sin ellos. Pongamos como ejemplo algo tan universal y necesario como el dinero. Cada vez que operamos con nuestro dinero, ya sea utilizando una tarjeta de crédito, en casa a través de internet, o en la propia sucursal bancaria se genera un apunte digital que facilita su almacenamiento y gestión. Se imaginan lo complicado que sería lo mismo, pero utilizando sólo el soporte pápel. Y lo mismo pasa con nuestra historia médica, nuestro curriculum académico, nuestra vida laboral y hasta nuestras comunicaciones con la inexorable Hacienda Pública, por poner sólo unos pocos ejemplos. Y cada vez va a más. Casí sin darnos cuenta, la informática, el tratamiento y la gestión de datos se van introduciendo en nuestras vidas haciéndose mas imprescindibles. Si ya, hasta la nevera nueva se conecta para saber la fecha de caducidad de los yogures.

En conclusión, las tecnologías de la información son una ola a la aunque le demos la espalda no vamos a poder parar. Que nos arrastre o que seamos capaces de subirnos a ella, depende únicamente de nosotros mismos.

El presente del Notariado español y las nuevas tecnologías de la información.

Un colectivo que ha demostrado sobradamente su capacidad de subirse a la ola de la evolución de las tecnologías de la información es el Notariado español. Capacidad de un colectivo que teniendo, como tiene, por fin último el servicio público y el bien del ciudadano, redunda en beneficio de todos.

En ejercicio de esa voluntad de adaptarse a las nuevas tecnologías se crea en julio de 2.002 la Agencia Notarial de Certificación (ANCERT). Inicialmente denominada Instituto Notarial de Tecnologías de Información nace con el objetivo de proveer de servicios a los Notarios españoles y de prestar servicios de certificación necesarios para garantizar la seguridad, validez y eficacia de la emisión y recepción de comunicaciones y documentos a través de técnicas y medios electrónicos, informáticos y telemáticos en las relaciones que se produzcan entre personas físicas y jurídicas. Ya hace quince años, antes incluso de la aprobación de la Ley de firma electrónica y del Reglamento eIDAS, se crea una plataforma para el aprovechamiento por parte del Notariado de los avances en la tecnologías de la información. Y siempre en beneficio del ciudadano.

El balance de estos más de catorce años ha de entederse muy positivo, dado que actualmente los Notarios españoles poseen una serie de herramientas que les posibilita tanto un medio de comunicación seguro entre ellos, como con ellos y los organismos públicos, amen de una eficiente gestión y almacenamiento de datos.

Para el cumplimiento de sus fines, ANCERT ha creado el Sistema Integrado de Gestión del Notariado (SIGNO) y la red privada notarial (RENO).

SIGNO dota a todas las Notarías españolas de una tecnología uniforme, segura y moderna que optimiza los recursos y mejora la productividad. Gracias al sistema se han podido desarrollar servicios y aplicaciones tan importantes como la inscripción telemática en Registros o la liquidación de impuestos.

RENO es una red interna y privada que interconecta las casí 3.000 Notarías españolas, los 17 Colegios Notariales y el Consejo General del Notariado de forma segura y preservando la confidencialidad. Seguridad y confidencialidad que son dos aspectos esenciales y definidores del Notariado.

El Índice Único Informatizado Notarial.

Quizas donde se demuestra de manera más evidente las ventajas de los avances de las teconologías de la información y la implicación con ellas del Notariado español sea con el Índice Único Informatizado Notarial. El Índice Único Informatizado Notarial es una herramienta que permite al Notario de forma telemática y totalmente digital enviar datos de los documentos autorizados en su Notaría al Consejo General del Notariado para su procesamiento y reenvio posterior a sus destinatarios en cumplimiento de sus obligaciones de información. Se realiza mediante la firma electrónica notarial (FEREN) y tiene carácter de documento público.

Es un documento público digital.

Su utilidad para el Notario es indudable, pero no sólo para él, sino para todo el conjunto de la sociedad. Como ha quedado demostrado en la elaboración de estadísticas y en unaspecto tan fundamental en este convulso mundo moderno como es la prevención del blanqueo de dinero que sirve de lucha contra la financiación de actividades terroristas, narcotráfico, trata de personas … y tantos males que nos amenazan.

Es un ejemplo fundamental de los beneficios que la conjunción de las tecnologías de la información y el Notariado aporta al ciudadano y a la sociedad.

El futuro inmediato.

Sin embargo, siendo cierto todo lo anterior no se puede caer en la complacencia de pensar que los deberes ya están hechos. Como bien saben los amantes del surf si te paras, la ola te acaba arrollando. Sólo hay una salida y es avanzar con la ola. Y ésta es una ola muy grande.

Antes de desarrollar lo que a mi modesto juicio son los tres aspectos de necesario desarrollo inmediato para que el Notariado español siga manteniendo la excelencia en las tecnologías de la información que actualmente ostenta quiero realizar unas precisiones.

Hay quien, equivocadamente, cree que la evolución de las tecnologías de la información va a hacer desaparecer a los Notarios. Nada más lejos de la realidad, por lo menos por lo que respecta al Notariado latino. Del mismo modo que hay documentos privados y públicos en soporte papel habrá documentos privacos y públicos en formato digital. Se trata de cambiar el formato, no de eliminar al Notario. Ya lo dice el artículo 1216 del Código Civil sólo serán documentos públicos los autorizados por un Notario o empleado público competente, con las solemnidades requeridas por la ley.  Y sólo los documentos públicos producen los efectos de los documentos públicos, como veíamos en la anterior entrada de este blog (http://agoralegal.es/blog-11092016-de-servilletas-documentos-digitales-y-documentos-publicos#more-410).

Siendo necesaria la intervención del Notario, también lo es su presencia en el otorgamiento. Otra cosa es que se facilite el otorgamiento por videoconferencia en el que ambas partes están asistidas y acompañadas de Notario, como se viene haciendo en Francia. Funcionalidad que considero muy interesante y a desarrollar. Más discutible es el otorgamiento a distancia en el que otorgante y Notario se comunican por videoconferencia. Personalmente no lo veo, aunque un debate acerca de su posible desarrollo si que sería interesante.

También están los que dicen que la firma electrónica y la blockchain van a jubilar a los Notarios. Otra información equivocada. Tanto una como otra no son más que meras herramientas. Un pincel, por si solo, es incapaz de crear. Es el artista el que pinta la Venus del espejo o el Ecce Homo de Borja. Ni la blockchain certifica el contenido de los bloques, ni la firma electrónica juzga el consentimiento. Lo que no impide que el Notario certifique el contenido, juzgue el consentimiento y se sirva de herramientas como la firma electrónica y la blockchain que resultarían muy útiles.

Tras estas precisiones paso a desarrollar lo que a mi modesto juicio son los tres aspectos de necesario desarrollo inmediato.

El protocolo digital.

El protocolo digital implicaría desarrollar la matriz digital y significaría sustituir el formato papel de las escrituras matrices por el formato digital.

El acto del otorgamiento cambiaría ya no se leería un papel, sino una tableta u otro dispositvo informático y los otorgantes podrían seguir la lectura en su propio dispositivo o a través de un monitor instalado en la sala de firmas. Ya se puede apreciar una primera ventaja, como es que se pueda corregir cualquier errata sin tener que volver a imprimir. Posteriormente se firmaría y se generaría un fichero informatico que constituiría la matriz digital.

En mi opinión, este fichero no debería ser un mero PDF firmado electrónicamente. Un PDF no aporta nada sobre el soporte papel ni cumple los requisitos de confidencialidad y conservación inherentes al documento público notarial.

A mi juicio la matriz digital sería un fichero complejo formado por otros más pequeños o bloques. Tendríamos un primer bloque formado por el texto de la escritura. Uno o más bloques formados por los documentos unidos que ya no tendrían que ser ficheros de texto o imagen, sino que admitirían otros formatos, como sonido, video, GML … Otro que sería la firma electrónica de los otorgantes. Añadiriamos su firma manuscrita . No sólo por el elemento psicológico que supone firmar el documento, sino también como elemento de seguridad. Actualmente existen dispositivos capaces de recoger no sólo una representación gráfica de la firma sino elementos como la velocidad y la profundidad del trazo. Y para completar la identidad del otorgante un elemento biométrico, huella digital, iris… Y finalmente dos más, un sello de tiempo y la firma digital del Notario. Todos estos bloques estarían encadenados, de tal modo que no se podría modificar uno sin modificar el resto. El fichero resultante se encriptaría y encadenaría con el resto de matrices digitales para formar el protocolo digital.

De este modo se abriría el protocolo a todo tipo de archivos, lo que permitiría la utilización del documento público notarial a determinados autores como músicos, por ejemplo. Además se podrían aprovechar todos los metadatos de estos ficheros con lo que se ampliaría la información que prestan y se ganaría en seguridad.

El almacenamiento y la gestión de datos se facilitaría. Por ejemplo ya no sería necesario volcar los datos al índice único sino que se tomarían directamente.

También se ganaría en seguridad. Actalmente se identifica al compareciente con la exhibixión de su documento de identidad. La combinación de algo que tienes, certificado de firma electrónica, con algo que haces, firma manuscrita, y con algo que eres, elemento biométrico, identificaría sin ningún tipo de dudas al compareciente eliminando cualquier supuesfo de suplantación de identidad. Sin olvidar que se podría aprovechar toda la información contenida en el DNIe.

Su encriptación también aporta elementos de seguridad y control. En este punto, opino que para descifrar el documento sean necesarias dos claves. Una propia de la Notaría y otra propia del titular del protocolo. De este modo se conseguiría que en el improbable caso que la matriz cayera en manos extraños su contenido sería indescifrable y el responsable del protocolo conservaría el control del mismo.

Por último, no hay que olvidar que estamos hablando de matrices y no de copías, por lo que las matrices digitales no estarían en circulción sino en servidores protegidos de la red RENO. Lo que no impide que puedan facilmente existir respaldos en los Colegios Notariales y en el CGN a nivel nacional a efectos de mejorar su conservación, integridad y seguridad.

Además, y ya acabo, el protocolo digital puede coexistir perfectmente con el protocolo en papel. Del mismo modo, que existe el protocolo general ordinario y el protocolo especial de protestos, pueden perfectamente existir a la vez protocolo en papel y protocolo digital. Al menos transitoriamente, hasta que se desarrolle totalmente el protocolo digital que no me cabe duda que es el futuro.

La copia autorizada digital.

La copia autorizada es el documento destinado a circular y a desplegar todos los efectos del documento público notarial lo que le dota de características propias y diferenciadas de la matriz digital.

Actualmente se ha avanzado mucho en esta función. Todos los días se expiden copias autorizadas electrónicas para su presentación en Registros y ante los diferentes organismos de la administración. Es un sistema que viene funcionando de manera muy satisfactoria. Pero, es mi opinión, que hay que dar un paso más y posibilitar el acceso al ciudadano a las copias autorizadas electrónicas para que sea éste quien las utilice o aporte cuando y a donde considere oportuno.

Evidentemente, los requisitos de confidencialidad y seguridad de las copias autorizadas electrónicas implican que no sea suficienfe un PDF firmado digitalmente. Es más considero insuficiente hasta el sistema de Código Seguro de Verificación (CSV) . A mi juicio, para cumplir con todos los requisitos y proteger el tráfico y seguridad jurídica, la copia autorizada electrónica debería estar encriptada, siendo necesario para su desincreptación la combinación de una clave personal del interesado con una clave alojada en un servidor seguro a la que sólo se accedería tras identificarse y acreditar su interés legítimo. De este modo existiría un sistema de circulación  de copias autorizadas electrónicas seguro y los ciudadanos podrían gestionarlas de forma más eficiente y presentarlas a aquellos portales que no soportan el formato papel.

Este desarrollo de las copias autorizadas electrónicas es el que más trascendencia tiene para el ciudadano al ser el más visible y útil para él, y no hay que olvidar lo que decía Roca Sastre acerca de la vertiente AD UTILITATEM de los documentos públicos.

Por último, destacar que el desarrollo de las copias autorizadas electrónicas es independiente del desarrollo de la matriz digital. Puede perfectamente expedirse copias autorizadas electrónicas de matrices en el tradicional soporte papel.

La prestación de servicios de confianza.

El Reglamento europeo eIDAS (del que hablé con más detalle en esta entrada anterior del blog http://agoralegal.es/blog-11042016-las-nuevas-tecnologias-y-la-contratacion-electronica#more-357) vigente desde el pasado verano, tiene como objetivo principal reforzar la confianza en las transacciones electrónicas en el mercado interior proporcionando una base común para lograr interacciones electrónicas seguras entre los ciudadanos y entre estos y las Administraciones Públicas, y la la consolidación de un mercado único digital europeo (Digital Single Market).

Para el cumplimiento de sus objetivos, define y regula una serie de servicios de confianza y los requisitos exigibles a las persones que los proveen, estando reservado el rango de prestador de servicios de confianza cualificado sólo a aquellos que aportan un mayor grado de confianza y un mayor nivel de seguridad.

Estos servicios de confianza son:

– «firma electrónica», los datos en formato electrónico anejos a otros datos electrónicos o asociados de manera lógica con ellos que utiliza el firmante para firmar;

– «sello electrónico», datos en formato electrónico anejos a otros datos en formato electrónico, o asociados de manera lógica con ellos, para garantizar el origen y la integridad de estos últimos en relación con una persona jurídica;

– «sello de tiempo electrónico», datos en formato electrónico que vinculan otros datos en formato electrónico con un instante concreto, aportando la prueba de que estos últimos datos existían en ese instante;

– «servicio de entrega electrónica certificada», un servicio que permite transmitir datos entre partes terceras por medios electrónicos y aporta pruebas relacionadas con la gestión de los datos transmitidos, incluida la prueba del envío y la recepción de los datos, y que protege los datos transmitidos frente a los riesgos de pérdida, robo, deterioro o alteración no autorizada;

– «certificado de autenticación de sitio web», una declaración que permite autenticar un sitio web y vincula el sitio web con la persona física o jurídica a quien se ha expedido el certificado.

Como se puede apreciar son actividades que en formato físico son competencia notarial. En consecuencia, los Notarios deben ser prestadores de servicios de confianza, y por su formación y medios tecnológicos (a través de ANCERT), prestadores de servicios de confianza cualificados. Es más, aunque el propio reglamento eIDAS recomienda la libre competencia, entiendo que por tradición, formación, voluntad de servicio público, confianza y medios tecnológicos, esta función debería ser prestada de forma exclusiva por el Notario y ser los Notarios los únicos prestadores de servicios de confianza cualificados en el ordenamiento español.

Son tres aspectos diferentes del reto que suponen las nuevas tecnologías de la información para el Notariado. Cada una con sus ventajas pero susceptubles de desarrollo independiente cada una respecto de la otra. Desarrollar las tres o cada una por separado es una opción que hay que tomar. En todo caso no hay que olvidar que pararse en la cresta de la ola significa acabar siendo arrollado por ella.

Se que habrá quien piense que quién soy yo para opinar de temas tan complejos… y tendrán razón; pero no vean en esta entrada otro objetivo que prestar un modesto grano de arena a una institución fundamental para una sociedad libre, justa e integrada por iguales.

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